Etikety a dokumentácia k zásielke – čo je potrebné a na čo nezabudnúť

Úspešné a rýchle odoslanie zásielky vyžaduje správne vyplnenie všetkých požadovaných dokumentov, etikiet a štítkov, ktoré budú obsahovať informácie v súlade s prepravnými, zákazníckymi a vládnymi požiadavkami.

Dokumentácia – tuzemská zásielka

Tuzemská zásielka nevyžaduje natoľko rozsiahlu dokumentáciu ako tá medzinárodná. Nevyhnutným prepravným dokumentom je podací lístok a adresný lístok, ktorý obsahuje nasledovné informácie:

• adresu a kontakt odosielateľa,
• adresu a kontakt adresáta,
• informáciu, či sa jedná o dobierku (vrátane sumy),
• informáciu, či sa zásielka poisťuje (vrátane výšky poistnej sumy),
• informáciu, či sa majú dokumenty vrátiť naspäť od adresáta odosielateľovi.

Tuzemské zásielky odoslané Slovenskou poštou je možné odoslať elektronicky prostredníctvom ePodacieho lístku (pre jednu zásielku) alebo ePodacieho hárku (pre viacero zásielok podávaných hromadne). Pre elektronické odoslanie zásielky je nutné vytvoriť si účet na webovej stránke Slovenskej pošty a vyplniť elektronickú verziu podacieho lístku. Systém vám následne vyplní adresný štítok, ktorý si vytlačíte a nalepíte na list alebo balík, ktorý podáte na pošte alebo u kuriéra, do 7 dní od odoslania elektronického podacieho lístka. Elektronické odoslanie vám umožní sledovať stav vašej zásielky. Šablóny pre elektronické podanie všetkých typov zásielky (list, balík, doporučený list, poistený list, expres kuriér, úradná zásielka) spolu s manuálom na vyplnenie nájdete na webovej stránke Slovenskej pošty.

Vyplnené vzory podacieho lístku a hárku Slovenskej pošty:

Vzor podacieho lístku

Vzor podacieho hárku

Podacie tlačivá pre odoslanie tuzemskej zásielky môžete stiahnuť z webovej stránky Slovenskej pošty – v časti Tlačivá. Vyplnené vzory adresných štítkov pre všetky typy zásielok môžete vidieť v časti Technické parametre – Označovanie zásielok.

Balík tuzemskej zásielky by mal okrem adresného štítku ďalej obsahovať nálepky, ktoré bližšie špecifikujú typ služby alebo dobierky, pokiaľ sa na zásielku vzťahujú. Nálepky vám poskytnú priamo na Slovenskej pošte pri podávaní zásielky.

Globálne prepravné spoločnosti, ako napríklad FedEx, DHL alebo UPS umožňujú odoslanie zásielky jednoducho online. Podací lístok sa vyplní priamo na webovej stránke prepravcu. Fyzický balík musí na svojom obale obsahovať etiketu alebo adresný štítok s adresou, menom a kontaktnými údajmi odosielateľa a príjemcu. FedEx, DHL a tiež UPS majú svoje vlastné adresné etikety, ktoré je potrebné umiestniť na obal zásielky. Všetky adresné štítky obsahujú rovnaké informácie a líšia sa iba logom prepravcu a vzhľadom.

Pri tuzemskej zásielke nezabudnite na manipulačné značky na obale zásielky, ako napríklad, nenakláňať, krehké, chrániť pred vlhkom, touto stranou nahor apod. Manipulačné značky však neslúžia ako náhrada kvalitného obalu. Niektoré spoločnosti, ako napríklad UPS, vo svojich podmienkach uvádzajú, že špeciálne zachádzanie s balíkmi neposkytujú. Nezabudnite, že zásielka môže obsahovať len jednu adresnú etiketu. Prepravný štítok s adresami a kontaktnými údajmi UPS odporúča umiestniť na vrchnú stranu obalu, nie cez spoj alebo samolepiacu pásku. Všetky predchádzajúce etikety alebo neaktuálne adresné štítky musia byť z obalu zásielky odstránené, alebo výrazne preškrtnuté. Prepravca UPS tiež poskytuje odoslanie zásielky s inteligentným štítkom. Inteligentné štítky je možné vygenerovať použitím aplikácie UPSWorldShip, vytlačiť a nalepiť na obal zásielky. Slúžia nielen na pohodlné a presné doručenie zásielky, ale tiež na sledovanie zásielky počas transportu.

Dokumentáce – medzinárodná zásielka

Medzinárodná zásielka vyžaduje rozsiahlu dokumentáciu, najmä pri odosielaní do krajín podliehajúcim clu. Konkrétne dokumenty sa líšia od typu tovaru, od krajiny, do ktorej sa odosiela, a tiež od zeme, z ktorej sa medzinárodná zásielka zasiela. Medzi najčastejšie požadované dokumenty k medzinárodnej zásielke patrí:

• Shipment Label (Sea Waybill/Air Waybill) – nákladný list alebo Shipment Label, musí obsahovať každá jedna medzinárodná zásielka. Sea Waybill (SWB) je potrebný pri preprave loďou a Air Waybill (AWB) pri lietadlovej preprave. Slúži ako transportný dokument vydaný prepravcom. Uvádza všetky detailné informácie potrebné pre prepravu zásielky, ako napríklad:
  • doručovaciu adresu,
  • meno a kontaktné údaje adresáta,
  • informáciu a kontaktné údaje odosielateľa,
  • typ prepravy (lietadlom, loďou, nákladným vozidlom, vlakom, poštou, alebo kombinovane),
  • referenčné číslo zásielky,
  • kód pre sledovanie a identifikáciu zásielky,
  • krajinu pôvodu,
  • hmotnosť a rozmery zásielky (v angloamerickej mernej sústave a tiež v metrickej sústave),
  • špeciálne inštrukcie (Fragile, This Side Up, Use No Hooks, Keep Dry, Keep Away From Heat apod.) v anglickom jazyku a tiež v miestnom jazyku miesta doručenia,
  • počet balíkov/paliet v zásielke a
  • etiketu medzinárodne uznávaných symbolov označujúcich nebezpečný materiál.
• Bill of Lading (B/L) – jedná sa o dôležitý transportačný dokument, ktorý slúži ako zmluva medzi prepravcom (napríklad UPS) a dopravcom (napríklad konkrétnou leteckou spoločnosťou). Obsahuje všetky informácie pre doručenie s inštrukciami pre prepravu. Ktokoľvek, kto je držiteľom B/L, má nárok na náklad, alebo právo na prevzatie nákladu. Každá prepravná spoločnosť má vlastný B/L formulár, pre každý spôsob prepravy.

Vzor B/L dokumentu od UPS.

• Standard Shipping Note (SSN) – je prepravný dokument, ktorý poskytuje podrobné informácie o obsahu zásielky dopravcom a prijímacím orgánom. SSN je možné použiť pre všetky zásielky s výnimkou nebezpečného tovaru. Je vyžadovaný pri zásielkach z a do Británie. Vzor SSN si môžete stiahnuť v sekcii súborov pre medzinárodný obchod na webovej stránke BusinessInfo.co.uk.
• Commercial Invoice – faktúra alebo účtovný doklad o zásielke, ktorý posiela predajca nákupcovi. Tento dokument používajú vlády pre výpočet výšky cla a iných exportných poplatkov. Pre úrady predstavuje primárny dokument pre kontrolu exportu a importu. Obsahuje údaje o predajcovi a nákupcovi vrátane telefonického kontaktu, podmienok predaje, dôvod pre export, kompletný zoznam a opis tovaru, krajinu pôvodu, počet alebo objem a hmotnosť zásielky, informácie o doručení zásielky a ručný alebo elektronický podpis odosielateľa. Dokument na vyplnenie si môžete stiahnuť na webovej stránke ShipNorthAmerica.com.
• Certificate of Origin – dokument alebo vyhlásenie o krajine pôvodu exportovaného tovaru.
• (Export) Packing List – detailný zoznam materiálov v každom balíku, krabici, palete alebo kontajneru. Packing List obsahuje jednotkovú hmotnosť zásielky, hrubú hmotnosť zásielky a rozmery balíku alebo palety.
• Shippers Export Declaration (SED) – tento dokument používa vláda Spojených štátov na kontrolu exportu aj pre účely oficiálnej štatistiky.
• Export License – niektoré typy tovaru vyžadujú udelenie licencie na export. Licencia predstavuje vládne povolenie na export špecifického tovaru v povolenom množstve do vopred schválenej zeme. Exportná licencia môže byť požadovaná k exportu akéhokoľvek typu tovaru do vybraných krajín, alebo špecifického typu tovaru do špecifických krajín. Môže predstavovať celú sériu dokumentov:
  • Insurance Certificate,
  • Shipper´s Letter of Instruction,
  • Inspection Certificate,
  • Consular Invoice.
• Dock Receipt a Warehouse Receipt –doklad používaný k preneseniu zodpovednosti, keď je exportovaná zásielka presunutá domácim vnútroštátnym prepravcom do prístavu pre nalodenie, kde je ponechaná k exportu v rukách medzinárodného prepravca.
• Destination Control Statement – prehlásenie je uvedené na obchodnej faktúre, nákladnom liste (Sea Waybill nebo Air Waybill) a dokumente SED, aby oznámil dopravcovi a všetkým zúčastneným stranám, že daný tovar je možné vyvážať iba do určitých destinácií.
• NAFTA Certificate – tento certifikát je vyžadovaný pri obchodovaní s tovarom medzi členskými krajinami NAFTA.

Globálne prepravné spoločnosti, ako DHL, FedEx alebo UPS poskytujú pre svojich klientov softvéry na elektronické spracovanie prepravných štítkov. Tzv. inteligentné štítky, ako napríklad, RFID štítky predstavujú typ elektronického štítku (AutoID), ktorý je po zadaní požadovaných údajov automaticky vygenerovaný softvérom prepravnej spoločnosti. Unikátny kód elektronického prepravného štítku tak po jednoduchom skenovaní poskytne všetky potrebné informácie o zásielke a doručení.

Z vyššie uvedenej dokumentácie k medzinárodnej zásielke nie sú povinné všetky dokumenty. Počet požadovaných dokumentov sa líši od krajiny, do ktorej je zásielka importovaná. Máte niekoľko možností, ako zistiť, ktoré z nich budete musieť pred odoslaním a prevzatím medzinárodnej zásielky predložiť príslušným úradom.

• • Inštrukcie k importu a úspešnému doručeniu zásielky vám veľakrát poskytne veľvyslanectvo alebo konzulát krajiny, do ktorej zásielku odosielate.
  • Detailný zoznam s inštrukciami pre leteckú prepravu do vybraných krajín je nepretržite aktualizovaný na Air Cargo Tariff Guidebook.
  • Na webových stránkach prepravcov, úradov, organizácií a združení zaoberajúcich sa medzinárodným obchodom a prepravou, môžete nájsť informácie o špecifickej dokumentácii k medzinárodnej zásielke, ktorá je bežne vyžadovaná pri realizovaní medzinárodného obchodu a transportu tovaru. Napríklad:
    • Undp.org,
    • KKFreight.com,
    • CargoFromChina.com,
    • InternationalShippingUSA.com,
    • Gov.UK International Trade Paperwork.

Prepravné dokumenty prilepte na obal zásielky vo vodotesnej obálke a text tlačte vodotesným atramentom. Značky a výstražné označenia umiestnite na troch stranách kontajnera alebo balíka, najlepšie na hornej, na prednej a zadnej strane. Manipulačné a výstražné inštrukcie na obale zásielky uveďte aj v jazyku miesta doručenia (najmä letiska, alebo prístavu), nie iba v angličtine. Na obale zásielky jasne a čitateľne uveďte vaše meno, adresu a kontakt. Na obale nesmie chýbať meno a adresa doručenia, krajina pôvodu, identifikačné číslo balíka, jeho hmotnosť a rozmery. Pokiaľ sa zásielka skladá z viacerých balíkov, v nákladnom liste musí byť uvedený počet balíkov v zásielke. Každý prepravca má vlastné identifikačné označenia, v podobe nálepky, alebo samolepiacej pásky s logom, ktorý môžete použiť pre jednoduchú identifikáciu na obale zásielky.

DHL dokumentácia pre medzinárodnú zásielku

• • • Nákladový list DHL (Shipment Label – Sea Waybill/Air Waybill) – vypĺňa sa elektronicky pri objednaní odoslania zásielky online na webovej stránke dhl.com (návod na správne vyplnenie nákladového listu DHL nájdete na DHL.sk).
    • Inštrukcie k exportu nákladu (Export Cargo Shipping Instruction – ECSI).
    • Prepravný štítok (Standard Shipping Note – SSN).
    • Vývozné prehlásenie (Export Declaration).
    • Komerčná faktúra (šablónu dokumentu môžete vyplniť v sekcii colná dokumentácia na DHL.sk).
    • Doklad o prijatí zásielky (Shipment Receipt).

DHL dokumentácia k medzinárodnej zásielke v anglickom jazyku môžete stiahnuť na vyplnenie na DHL.com:
https://dhl.com/

UPS dokumentáciu pre medzinárodnú zásielku

• • • Prepravný štítok UPS alebo inteligentný štítok.
    • Sledovací štítok UPS Worldwide.
    • Obchodná faktúra (pri odosielaní balíkovej zásielky si pripravte tri kópie).
    • Potvrdenie o pôvode.

UPS poskytuje šesť rôznych druhov prepravných štítkov, ktoré obsahujú kombináciu informácií z adresného štítku, sledovacieho štítku a tiež záznamu o odoslaní zásielky, a to všetko v jednom. Dostupné štítky si môžete detailne pozrieť na webových stránkach UPS

FedEx dokumentácia pre medzinárodnú zásielku

• • • Letecký nákladný list (Air Waybill).
    • Rozšírený letecký nákladný list, ktorý je možné použiť pre všetky služby FedEx.
    • Obchodná faktúra.
    • Colná dokumentácia jednotlivých krajín.
    • Viac detailných informácií o Bill of Lading, International Barcode Label, NAFTA Certificate of Origin, Certificate of Origin, Electronic Export Information a Declared Value Shipment Form nájdete na webových stránkach FedEx.com v sekcii Labels Documentation Locations.

FedEx dokumentácia s kompletným návodom k vyplneniu v českom jazyku môžete spolu so vzormi nájsť na FedEx.com/sk.

Dokumentácia pre medzinárodnú zásielku odoslanú prostredníctvom Slovenskej pošty

Medzinárodnú zásielku vo forme balíka je možné odoslať taktiež prostredníctvom Slovenskej pošty. Jedná sa o službu s názvom Balík svet. Zásielka však nemôže presahovať hmotnosť viac ako 10 kilogramov a minimálna veľkosť obalu balíka musí byť 20×15 cm. Odoslanie zásielky si vyžaduje vyplnenie papierovej alebo elektronickej poštovej sprievodky pre medzinárodný styk. Poštová sprievodka v tlačenej podobe je k dispozícii na všetkých pobočkách Slovenskej pošty.

Všetky podrobné informácie o podaní a označení balíka odosielaného do zahraničie nájdete na webovej stránke Slovenskej pošty.

Vzor sprievodky:

Zásielka, ktorá sa odosiela mimo krajín Európskej únie musí obsahovať colné vyhlásenie CN 23, ktoré je súčasťou poštovej sprievodky. Balík odosielaný do zahraničia na dobierku musí obsahovať vyplnený medzinárodný dobierkový kupón CN29ter.

Vzor medzinárodného dobierkového kupónu: