Archivácia  písomných dokumentov

Firmy, podnikatelia a právnické osoby sú zo zákona povinné archivovať mnohé dokumenty. V závislosti od ich typu sa dĺžka uchovávania pohybuje od 3 do 30 rokov.

Zistite, ako splniť svoje zákonné povinnosti a udržiavať dokumenty a doklady v poriadku. Prakticky, efektívne a prehľadne na dlhé roky.

Kto je zo zákona povinný archivovať dokumenty

1. Zamestnávatelia. Sú povinní viesť potrebnú evidenciu svojich zamestnancov.
2. Účtovné jednotky. Sú povinné uchovávať účtovné záznamy na účely vedenia účtovníctva.
3. Osoby povinné platiť daň (platitelia DPH). Sú povinné uchovávať všetky doklady použité na určenie dane.
4. Podnikatelia, ktorí vedú daňovú evidenciu. Mali by archivovať prijaté a vydané faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy, príjemky, výdajky a výplatné listiny.

Zákon o archivácii dokumentov vyžaduje, aby sa dokumenty uchovávali počas jasne vymedzeného obdobia v tlačenej, elektronickej alebo zmiešanej forme. Ale pozor! Na archiváciu dokumentov v elektronickej podobe nestačí ich naskenovať a nahrať do počítača. Vyžaduje sa elektronický podpis, časová pečiatka a vhodné formátovanie. Preto je archivácia v tlačenej podobe stále najobľúbenejšou a najpoužívanejšou formou archivácie.

Uchovávajte dokumenty prehľadne a efektívne

Kľúčovým aspektom archivácie je prehľadnosť. Keďže archivácia účtovných dokladov je záležitosťou niekoľkých rokov, nároky na ich usporiadanie sa každoročne zvyšujú, aby bolo možné v prípade potreby rýchlo vyhľadať požadovaný záznam.

Archivačné boxy a krabice

K najefektívnejším riešeniam archivácie patria úložné boxy, ktoré sú optimálne na vkladanie súborov formátu A4.

• Pre jasnú evidenciu obsahu má každý archívny box popisné pole.
• Vďaka svojim rozmerom 340 × 100 × 297 mm pohodlne umiestnite až päť boxov do jednej archivačnej krabice vo formáte 516 × 348 × 305 mm.
• Každý archivačný obal je tiež vybavený vekom, ktoré chráni pred prachom a zabraňuje znečisteniu vložených dokumentov. Okrem toho sa kartónové archívne krabice RAJA vyznačujú vysokou pevnosťou a stabilitou.

Archivačné spony

Praktickou pomôckou pri archivácii sú aj špeciálne archivačné spony, ktoré uľahčujú vyberanie celého obsahu zo zakladača. Dokumenty sa potom ľahko zviažu a vložia do pripraveného zakladača.

Správne označovanie vám ušetrí čas

Na úložné boxy je dobré uviesť nielen klasické údaje o príslušných dokumentoch a obdobie, ktorého sa týkajú, ale aj dátum, do ktorého je potrebné tieto dokumenty archivovať. To vám výrazne uľahčí ich prechádzanie a triedenie, keď tento termín uplynie.

V e-shope RAJA nájdete množstvo praktických nástrojov na ukladanie dokumentov. Ponúkame rôzne archivačné kartónové boxy a krabice na zakladače, papiere a zložky.

Vedeli ste, že naše boxy na dokumenty sa dajú pohodlne otvárať zboku, takže sa môžete ľahko vrátiť k svojim dokumentom bez toho, aby ste museli celý box vyťahovať z police?